「また今日も残業だよ」
ここからが自分の仕事の時間なんだよな。周りは定時で帰れる人もいるけどいったいいつ仕事しているの？
周りが帰っていき、外が暗くなってくると嫌になってきますよね。「俺だって明るい時間に帰りたい！」
気合が足りないのでしょうか？いや勉強が足りないのでしょうか？
いいえ、違います。
仕事が早い人は意識して工夫しているか、ナチュラルに仕事の効率化ができているんです。
私も仕事５年目までは居残り組でした。それも１番最後。
鍵をかけて戸締りをしていたのが懐かしいです。
子供ができ、どうしても早く帰りたい！！その一心であらゆる仕事の効率化を実践してきました。
その中でもこれから紹介する仕事の効率化は、特に効果的で絶対必要な仕事術です。
私はこれで１時間かかっていた書類業務を１５分で作成できるようになり、終業１分前にはPCの電源を落とし、誰よりも先に退社できるようになりました。
「お先に失礼します！」
あなたもこの気持ちよさを味わいたくないですか？
仕事効率化のテクニック９選
ざっと９個並べますね。
だいたいは上から順番で実践して間違いないと思いますが、自分が実践しやすいものからやっても大丈夫です。
人によってはできているものもあると思いますので、それ以外の項目にもチャレンジしてみましょう。
書類を断捨離してデスクに物を置かない
仕事が遅い人のデスクは例外なく書類などでゴチャゴチャしています。
- 使い終わった書類をデスクに置きっぱなし
- 次に取り掛かる書類をデスクに置いておく
- 書類とともに付箋のメモを失くしたり、見落とす
これでは、どれが今使う書類か頻繁に探すはめになります。探すことで時間が取られ、集中力も途切れてしまいます。
あろうことか、せっかくメモしていた付箋を失くしたり、メモを見落としていては本末転倒ですよね。
それが過去の自分でした。
人間が受け取る情報の８割は視覚と言われています。
- 使い終わった書類は、その都度ファイルに閉じるか破棄する
- 今使う書類以外はデスクにしまっておく
- 付箋はクリアファイルに貼って、デスクにしまっておく
以上のことを徹底して、視覚からの情報を少なくして『今』の仕事に集中しましょう。
付箋に今日やることをメモする
朝はいきなり仕事を始めてはだめです。
朝いちばんにすることは、今日何やるかを付箋に書き出してください。
「今日やることぐらい書かなくても覚えてるよ」と思ったあなた。問題はそこじゃないんです！
仕事をしている途中に他の仕事を思い出すときはありませんか？
「あの仕事もあったな。これ終わったらやるか」「あれもやんなきゃなあ…」
こんなことを無意識でやってますよね。しかしメモを取ることで、安心感が生まれいちいち心配して思い出すことが減ります。
それによって脳の無駄遣いも減ります。
また、仕事を終わらせるたびにメモを消すのは快感です。達成することでドーパミンが出て、意欲が高まります。
意欲が高まると、さらに仕事を片付けてやるぞ！とやる気が出る。
ぜひ、朝一番に今日やる仕事内容を書き出しましょう。
仕事の優先順位をつける
付箋に今日やる仕事をメモしたら優先順位をつけましょう。
私はこのように考えています。
| 緊急 | 非緊急 | |
| 重要 | 優先１位 | 優先２位 |
| 非重要 | 優先３位 | 優先４位 |
【①重要度が高く緊急】
これは１番に優先します。私がリハビリの仕事をしていたときは、利用者様に関する会議資料や訪問指導録、他部署と関わるものは速攻で取り掛かっていました。
【②重要度が高く非緊急】
重要だけど緊急ではないもとしては、期限が長いものです。期限が長いからといって後回しにすると溜まるので、緊急性が高いものが終わったらすぐに取り掛かります。
【③非重要で緊急】
これは電話対応や突然の訪問にあたります。この場合はしょうがないので、優先します。
【④非重要で非緊急】
仕事が落ち着いたあたりのおしゃべりタイムですね。ほどほどにして、①と②を片付けましょう。
仕事では①と②の順で優先していきましょう
簡単な仕事から片づける
仕事がいくつかある時に、時間がかかる仕事や長くなりそうな仕事を先にすると意欲が下がります。
できることなら、簡単な仕事やすぐに終わりそうな仕事を先に終わらせることで達成感を得ましょう。
達成感を得ることで、ドーパミンが出て大変な仕事も勢いよく片づけることができます。
私は断捨離が好きで、仕事中の気分転換も兼ねて書類などを捨ててました。お陰でデスクにはPCとコーヒーカップだけです。
掃除できた達成感、きれいになった快感、簡単な仕事を終わらせドーパミンが出ることでさらに次の仕事も片づけることができました。
ぜひ、なんでもいいので簡単な仕事から片づけてみましょう。
1つに集中する
仕事をしていると違う仕事のことも考えたり、つい目の前のスマホをいじりたくなります。
これだと時間がいくらあっても足りません。
でも安心してください。実はここまでで、あなたは一つのことに集中できる状態になりました。
これらを実践することで、確実に集中して仕事に取り組めます。
後はプライベート用のスマホはバックやロッカーに入れて、できるだけ距離をとりましょう。
子供がいれば連絡がこないか心配ですよね。
私は休憩がてら時間を決めてスマホを確認してました。
また、デュアルタスク、マルチタスクをできる人は断然少ないです。
１つのことを集中して、次に2つ目とこなしていく方がスピードも完成度も高いものになります。
完璧主義を手放す
「私はそうじゃないよ」と思う人もいるかと思います。
しかしできることなら良いものにしたい！という思いから、頑張りすぎることは誰でも経験したことがあると思います。
以外と力を抜いてやった仕事の方がうまくいくものです。
昔の私は、利用者だけが見るイベント後の写真を載せたポスター作りに１時間以上もかけていました。
デザインに凝って作成しても、高齢者の方にはどうでもよく、早く自分たちの写真を見ることの方が楽しいということに気づきました。
仕事内容を見極め、手を抜けるところは抜いていきましょう。
ちなみにそのポスター作製は１５分もかからず作れるようになりました。
文章で手を止めない
会議資料などを作成するとき、つい考えて手が止まっちゃうことってあると思います。
考えることは大事なので、それ自体はいいことです。しかし、どうしても書いては消してと繰り返し進まないときはやり方を変えてみましょう。
その方法とは
紙に自分が考えていることを全部書き出します。
- A４用紙を用意します
- 悩んでいることにタイトルをつける
- そのことについて１分間手を止めず何でもいいの書きなぐります
- 箇条書きで書いていきます
コツは手を止めず何でも書くことです。
無理やりアウトプットすることで「こんな考えもあったか」と進展がみられる可能性が高くなります。
私も仕事やプライベートでも、とにかく紙に書くことで考えがまとまりやすくなりました。お陰で月２でペンの芯を変えています。
これでも解決が難しい場合は休憩を入れたりと、いったんリフレッシュしましょう。
いらない会議は出ない
業種や職場の環境で話は変わってくるとは思いますが、「これって出なくてもいいな」という会議はあるかと思います。
思い切って欠席しましょう（笑）
重要じゃない会議に自分の貴重な時間を奪われることって苦痛以外の何物でもないですよね。
私はリハビリの仕事をしていました。リハビリの仕事って意外と書類業務や会議が鬼のようにあるんです。
会議に出ないといったものの、９割はしっかりと出ていました。しかし、業務時間外である夕方からの会議が月１であるのですが、それだけは３回目以降は出ていません。
中身のない会議って本当にあるんだなという感想でした。私は子供がいましたので迎えを理由にそれ以降は参加していません。しかし特に問題はなく、何人かも参加しなくなりました。
もちろん会議のほとんどは大切だと思います。しかし、偶然にも定期開催の会議で内容に疑問を感じて、欠席できそうなら、わたしは欠席してもいいのかなと思います。
筋トレを生活に取り入れる
ここまで8つの仕事術を話してきました。私もこれを実践することで随分仕事が楽になりました。
しかし、スイッチが入るのが遅い、疲れやすいという漫然な不満が残っていました。
そこで、仕事のストレスを解消するべく始めた筋トレで生まれ変わったのです。
仕事術9個目は筋トレをするです！
筋トレがなぜ仕事に関係するかというと、ホルモンの分泌がカギを握っています。
筋トレでは成長ホルモン、テストステロン、ドーパミン、エンドルフィン、セロトニンなどたくさんのホルモンが分泌されます。また、有酸素運動ほどではないですが、BDNFと呼ばれるホルモンも分泌されます。
これらは以下のような作用があります。
- ポジティブ思考
- やる気が出る
- 自信がつく
- 積極的になる
- 頭の回転が速くなる
- 記憶力向上
私自身筋トレするようになってから、スイッチが入るのが遅い、疲れやすいという不満はなくなりました。
そればかりか以下のような変化がありました。
仕事術9つのうちで１番効果を得られたと思っています。
しかし他８つの仕事術が筋トレによって、真に生かされたとも言えます。
ぜひ運動を生活の習慣に取り入れてみましょう。
朝の散歩から始めてみる
筋トレをすることはこれまで話してきたように、たくさんのメリットがあります。
しかし、運動をしたことがない人がいきなり筋トレをするというのは、なかなか抵抗があるものです。
そんな方に超オススメの運動があります。
それは『朝の散歩』です♪
歩くだけでいいんです。
ですができれば朝の時間帯に行うことをオススメします。
私もほぼ毎朝散歩をしています。
X(旧Twitter)でも頻繁に投稿していますので、ぜひご覧ください。一緒に散歩しましょう！（笑）
そして、朝の散歩に慣れてきたら、自宅でできるスクワットなど簡単な筋トレもオススメです。
まとめ：筋トレは仕事の効率化に効果的
今回は『仕事効率化のテクニック』を９つ紹介しました。
どれも私自身が取り組んできて効果的なものばかりです。
自分に合ったものを試してみて、残業せず自分の人生を謳歌しましょう！
筋トレすると間違いなく人生が好転します！
まずはスクワットからでも良いですので、挑戦してみませんか。
オーシャンBLOGは頑張るあなたを応援しています。
ここまで読んで頂き、ありがとうございました。
